中小企業等の業務改善や販促に繋がるITツール導入を支援する補助金があります。
小さな会社の経営者にとって嬉しい補助金情報以前も少し書いたことがありますが、小さな会社の生き残り策として「情報」の活用があります。特にITの発達のおかげで、やる気さえあればインターネットを使ってうまく情報を収集、活用し、小さな会社でも大企業に負けない戦いができるような時代になりました。〔参考〕小さな会社の生き残り策としてのIT戦略情報のひとつに補助金情報があります。数ある補助金の中で、中小企業や小規模事業者等のITツール導入を支援する補助金、通称「IT導入補助金」というのがあります。正式には「サービス等生産性向上IT導入支援事業」といい、所管省庁は経済産業省になります。これは業務改善や販促に繋がるITツールの導入費用の3分の2を国が補助します、というもので、導入会社である我々中小企業等の費用負担は3分の1で済みます。補助額の上限は100万円です。国が中小企業のIT導入支援に本腰を入れ始めたともいわれ、平成28年度の補正予算で初めて始まり、予算の総額が100億円。現在、1次の事業が完了し、2次公募期間中です。IT導入補助金のITツールに弊社クラウドサービスが採択されました弊社はインターネットサービスを提供する会社として、この事業（補助金）に対してコンソーシアムを組み、「IT導入支援事業者」としての認定を今年3月に受けています。そして今回、弊社開発の不動産会社様向けクラウドサービス（サービス名：いー物件プラス）が補助金の対象となる「ITツール」に採択されました。「IT導入補助金」ウェブサイト「いー物件プラス 」ウェブサイト IT導入補助金のメリットこの補助金のメリットを簡単にまとめると以下の3つです。1）補助金の上限が100万円で補助率は3分の2以下。例えば、150万円のITツールを3分の1の金額の50万円で購入できます。ちなみに補助金の下限は20万円です。この場合は30万円のITツールを10万円で購入できるとなります。2）ITツールに特化した初めての補助金で、ツールの対象範囲がソフトウェアからサービスまで幅広い。例えば「ウェブサイト制作」やオンライン上の「クラウドシステムの導入費用」、「箱売りソフトウェアの購入費用」だけでなく、「カスタマイズ費用」や1年間ではあるが、導入後の「サーバー費用」「システム利用料」「運営サポート費用」「コンサルティング費用」まで補助の対象となります。3）補助金事業は申請から完了報告まで事務手続きが煩雑でめんどうくさいが、この補助金はIT導入支援事業者が一緒に行う「伴走型」だから手続きの手間が通常の補助金より大幅に軽減されます。※今回弊社が幹事社を務めるコンソーシアムで採択されたITツールは「不動産会社」様向けですが、その他の事業向けとしましては「小規模宿泊施設様向けの予約システム付きウェブサイト制作」、またすべての小規模事業者様や法人向けの「会計・顧客管理ソフトとウェブサイト制作のパッケージ」も申請中です（扱えるようになれば別途ご案内させてもらいます）。ITツール・いー物件プラス導入でできることでは今回ITツールとして採択された「いー物件プラス」の導入（購入）で不動産会社様はどんなことができるのか。・自分たちでリアルタイムでかんたんに自社サイトに賃貸、売買物件を掲載したり修正したりができる・問い合わせフォームから問い合わせのあったお客様の管理ができる・SNSとの連動ができる・沖縄不動産物件サイト「沖縄いー物件」への物件掲載ができる（自社サイトへの集客）・1年間のシステム利用料のほか、システム導入後の反響アップのためのコンサルティング費用を補助金でまかなえる特にシステム導入後のちょっとした活用のアドバイスや、アクセスアップが不安な方はGoogleアナリティクス等を活用した集客支援を1年間しっかり受けられるのは大変大きな魅力です。補助金の導入後の留意点 メリットとは別に、この補助金を利用できた場合、留めておいてほしいことがあります。それはこの補助金で導入したITツールを5年間は使い続けるということです。それとセットで同じく5年間、補助事業者はツール導入により「どのような生産性の向上がみられたか」をIT導入支援事業者を介して事務局に「効果報告」しないといけません。ですので、補助事業者様の立場からすると、できるだけ直接打ち合わせや相談ができる、信頼関係のあるIT導入支援事業者と補助金申請された方がよいでしょう。この補助金の申請は6月30日（金曜）までです。既に何社かの不動産会社様と申請に向けて打ち合わせ中のため対応できる数は限られるのですが、物件登録業務を効率化させて、物件仕入れや客付けにもっと専念したい、あるいはもっと営業力を向上させたい、という不動産会社様はまずはご連絡ください。またもっと詳しい話をお聞きになりたいという方は上で紹介しました「IT導入補助金」のウェブサイトでITツールや登録会社をお調べになるか、弊社までお気軽にお問い合わせください。
2017/06/19
メールの送受信ができない（その1）
弊社が提供するホスティングサービスの中で、常々解決に腐心しているのが「メールの送受信ができない」という問題です。メールは業務を行うにあたり欠かせない基本ツールのひとつなので、1時間でもメールの送受信ができないと生産性や営業面で大きな損失となります。メールの送受信ができなくなる主な原因は以下になります。・「サーバーにメッセージのコピーを置く」だけの設定になっている・同じメールサーバーを使っている誰かがとてもとても重いデータを送ろうとしている、または受信しようとしている・相手のメールサーバーのセキュリティ対策がとてもとても厳しい・自社のドメインがブラックリストに登録されている・相性が悪い（メールソフトにも相性があるようです。hotmailは要注意）「サーバーにメッセージのコピーを置く」だけの設定になっている急にメールの送受信ができなくなった、という場合はサーバーにメールが溜まりっぱなしになっていないかをまず疑ってみてください。ご利用のメールのアカウント設定の中には、「サーバーにメッセージのコピーを置く」かどうかの設定があります。初期の設定：他の端末で同じメールを受信したい場合に設定するこの設定の目的は、他の端末（例えば他の社員のパソコンや自宅のパソコン）で同じメールを受信するためです。そういった場合は、「サーバーにメッセージのコピーを置く」にチェックを入れますが、その際は上の画像のように「サーバーから削除する」にも必ず併せてチェックを入れる必要があります。チェックが入っていないと、サーバーにメッセージ（メール）が溜まりっぱなしになります。これではいくら大きな容量のサーバーを用意（契約）していてもいつか割当容量の上限に達し、メールが受信できなくなります。いわば1ミリのすき間もない、パンパンのポスト状態です。そうなるとメール送信もできなくなり、サーバー管理者に連絡して暫定的に容量を増やしてもらうか、直接サーバーに入ってメールを削除してもらう必要があります。「サーバーから削除する」にチェックが入っていないとメールがサーバーからずっと削除されない「〔削除済みアイテム〕から削除されたら、サーバーから削除」にチェックを入れてもいいですが、「削除済みアイテム」を削除する（ゴミ箱を空にする）のを忘れてしまっては元も子もありません。また人は忘れる、ケアレスミスをすると考えるべきです。初期の設定では「サーバーにメッセージのコピーを置く」と「サーバーから削除する 14日後」にチェックが入っているはずですが、「メールが急に送受信できなくなった」という経験がある方は、一度念のために「サーバーから削除する」のチェックが外れていないかをご確認ください。ちなみに、弊社ではお客様に「サーバーにメッセージのコピーを置く」を基本的に勧めていません。そもそも自分宛のメール（自己のメールアドレス）であれば、他の社員が同じメールを受信する必要はないですし、もし会社の代表であるinfo宛（社長宛という意味でありません）や部署宛に送られてくる問い合わせや予約、注文メールを複数の社員で共有・対応したいのであれば、同じメールを受信したい社員のアドレス宛に「転送」を自動的にかける方法があるからです。また、自宅のパソコンで同じメールを受信することも、今の時代、情報保護＝情報流出防止の観点からお勧めできません。自動転送メールを受け取った社員が設定を「サーバーにメッセージのコピーを置く」だけにしているといつか容量超過になり、ここでも「メールの送受信ができない」となりますが、転送をかけた社員全員が「サーバーにメッセージのコピーを置く」だけにしている、ということはそうそうないはずなので問題が限定的で済みます。このように「転送」という考えを取り入れるだけで、サーバーにメールが溜まりっぱなしになる＝そのメールの利用者全員が送受信できない＝業務が停滞する、というリスクをひとつ減らすことができます。できるだけメールを溜めない根本的な運用対策をメールを「共有したい」というケースはありえます。「サーバーにメッセージのコピーを置く」という運用方法がダメではないですが、サーバーの容量超過のリスクを少しでも減らすにはシンプルに「溜めない」。そして共有したいメールは「転送」という方法で受信する。その方がリスク管理として根本的で、かつ、メール転送に慣れ親しむことで社員のメール運用術アップやメール受信についての自己管理能力向上にもつながっていくはずです。ひいてはそれが将来的なメール業務の効率化や生産性向上、会社の業績アップにもつながると思います。メール転送の話は本稿の目的ではないのですが、ひとつ具体的な活用法を挙げるとGmailへの転送です。外出先にいながら会社のパソコンに届いたメールをチェックするだけでなく、パソコンのメールデータが消えたという場合のバックアップにもなります。このようにメール転送を利用すると間違いなくリスク管理や業務効率化、生産性向上に役立ちますので活用したいというお客様がいらっしゃいましたらいつでも大田までお気軽にご相談ください。一歩進んだメールの運営ができる会社を一緒に目指しましょう。（おまけ）相性が悪い（メールソフトにも相性があるようです。。。hotmailは要注意）相性はどうしようもありません。メールソフトは手段です。目的はメールを送ることです。無理なものを無理に解決しようとするより、割り切ってメールソフトを変えて相手に早くメールを送りましょう。無料で使えるGmailやサンダーバードというメールソフトがあります。手段、方法に固執せぬことです。柔軟な考えと同系2種類のソフトを使いこなすぐらいのスキルを持ちたいものです。参考までに、送信元がOutLookやWindows Liveメール（受信する方もOutLookやWindows Liveメール）でメールが届かないという報告を受けたことがあります。同じ人から取引先に送って届く人と届かない人がいたりしたケースもあります。OSが関係するのか・・・原因は分かり次第シェアしたいと思いますが、メールを送信したら必ず届いているとゆめゆめ思わないことです。大事な案件について返信なりがない場合は、「メール届いていないでしょうか」と確認するのがネットリテラシー（ネットを使いこなすための基本的な能力）といえます。繰り返しになりますが、「相性が悪い」場合があることを知って、届いていないと分かった時はメールソフトを変えて送りましょう。
2017/06/08
Gmail に会社のメールアドレスを追加する方法
外出先で会社のパソコンに届いたメールをチェックしたり、お客様にヒヤリングをしながらその場で見積書を作成してお客様に渡したり、社内に送信したりとクラウドサービスを活用することで業務効率化、生産性アップを図るのが当たり前の時代になってきました。 クラウドサービスの代表格の一つがグーグルのGmailです。インターネットに接続できる環境ならどこにいてもメールの送受信ができます。「Webメール」「フリーメール（無料なので）」とも言われ、Yahooメールもそのひとつです。 私は会社のパソコンに届いたメールを、サーバーの「転送」機能を使ってGmailのアドレスに転送しています。そしてスマートフォンに入っているGmailのアプリを立ち上げることで、出先でも空き時間を使って会社に届いたメールをチェックしています。簡単に返信できる内容だったり、取り急ぎ返信したい時は会社のPCから送信せずに、そのままGmailの画面から返信します。 大変便利ですが一つ困るのが、Gmailの画面からメールを返信すると当然、Gmailのアドレス（〇〇〇@gmail.com）から相手に送信されます。もし相手がそのメールに返信したら次からはGmailに届いてしまい、会社のパソコンには届かなくなってしまいます。そのため管理の面で（会社のパソコンでやりとりを残したい時）困ってしまいます。 その解決方法として、Gmailから返信しても会社のアドレスから送信した形にする方法があります。今回の記事はその説明です。解説が長くすみませんが目的理解のためお許しください（汗）。Gmail に会社のメールアドレスを追加する方法1．まずGmailにログインし、「設定」（歯車のアイコン）から「設定」をクリックします。Gmailの設定画面が開きます。画像クリックで拡大します2．設定の画面で「アカウントとインポート」のタブから「名前」の項目にある「他のメールアドレスを追加する」をクリックします。3．「自分のメールアドレスを追加する」というポップアップ画面が開きます。会社のパソコンメールの設定と同じように「名前」と「メールアドレス」を入力して「次のステップ」をクリックします。※「エイリアスとして扱います」にはチェックを入れます。エイリアスとは「別名」のことです。4．次の画面で「SMTPサーバー」、「ユーザー名」、「パスワード」の項目にも会社のパソコンメールと同じ設定をそれぞれ入力します。そして「ポート」を「25」に変更します。ここがポイントです。「TLSを使用したセキュリティで保護された接続（推奨）」になっていることを確認します。「アカウントを追加」をクリックします。5．Gmailのアカウントを取得した際に登録したメールアドレス宛に、「本当にその人のメールアドレスか」確認用のメールが届きます。メールに記載されたリンクをクリックするか、「確認コード」を入力して「確認」をクリックします。これでGmailの管理画面に会社のメールアドレスが追加されました。6．最後、もうひとつ設定があります。ポップアップの画面が消えて、設定の画面になります。先ほどはなかった会社のメールアドレスが追加されています。会社のメールアドレスから返信した形にするために、追加されたメールアドレスの横にある「デフォルトに設定する」の文字をクリックします。7．追加した会社のメールアドレスがデフォルト（既定）に設定されました。 以上で設定はすべて終了です。とても簡単ですので皆さんもGmailへの転送とセットでご活用ください。 弊社のお客様も私と同じように会社のパソコンに届いたメールをGmailに転送する方が増えてきました。先日、出張で事務所を空けることが多いのでその方法を教えてほしいという連絡があり、また他でも最近よく質問を受けるために備忘録も兼ねて紹介する次第です。シェアいただき皆さんの働き方改革の一助になれば幸いです。 他にもメールに関するお困りごとがございましたら「Contact」からお気軽にご連絡ください。追記その日はウェブサイト運営が楽になるITツールの導入提案もさせて頂きました。導入しましたら成果と併せてまた紹介したいと思います。
2017/05/31
Microsoft Outlook 2010への独自ドメインメールアカウントの追加方法
弊社が提供するサービスの中で最も基本的なものの1つが「メールアカウントの追加・変更・削除」です。これまで私だけでも「メールアカウントの追加」は200回以上は行っているかと思います。パソコンを買い替えたり、新しいメールアドレスを使用することになった時、お客様が弊社に電話しなくても自分たちで簡単にPCのメールソフトにアカウントを追加できるよう、その方法を書きます。参考になれば幸いです。メールソフト（メーラーともいいます）は色々種類がありますが、今回はビジネスユーザーの多くが使っているMicrosoft（マイクロソフト）のOutlook（アウトルック）への追加方法です。説明はバージョン2010ですが、2010前後のバージョンも基本的に同じですので参考にされてください。なお、メールアカウントの大本の設定であるサーバーへのアカウント追加は、一段専門的になるので通常お客様自身では行わず、弊社のようなプロバイダーの正規サービス取扱会社（ディーラー）が行います。どんなメールアドレスがほしいかを決めてご連絡ください。※アカウントとは「あることを利用することのできる権利（権限）を持っている」ことをいいます。従って「メールアカウント」とは、「メールを利用する権利（権限）」ということになります。インターネットを利用する中で「アカウントを取得する」とか「アカウントを廃止します」、「Microsoft アカウントへのサインイン」という文字をよく画面で見るのではないでしょうか。「メールアドレスの追加」という言い方をする場合もありますが、「メールアカウントの追加」の方がより正確になります。ちなみにメールアドレスの＠の前の文字のことを「アカウント」と呼ぶこともあります。※昨日まで送受信できていたのが突然エラーになったという場合はまずはネットワーク環境の変化を疑いましょう。Microsoft Outlook 2010へのメールアカウントの追加方法 1．パソコンのスタート画面やデスクトップから「Microsoft Outlook 2010」を起動します。※初めての起動の時は、「Microsoft Outlook 2010 スタートアップ」画面が表示されるので「次へ」をクリックします。「電子メールアカウント」画面が表示されるので「はい」を選択して、「次へ」をクリックします。「自動アカウントセットアップ」画面が表示されるので「2.」と「3.」は飛ばして、「4.」以降の設定を行ってください。2.「ファイル」のタブをクリックします。〔画像クリックで拡大します〕3.「情報」から「アカウントの追加」をクリックします。ちなみに、既に作成済みのアカウントの設定を変更したり、削除する時は「アカウント設定」をクリックします。〔画像クリックで拡大〕4.「自動アカウントセットアップ」の画面が表示されます。「自分で電子メールやその他のサービスを使うための設定をする（手動設定）（M）」を選択して、「次へ」をクリックしします。ここがポイントです。ネットで「メールアカウントの追加方法」を検索すると「電子メール アカウント」（A)を選択して進める方法が多く出てくる気がしますが、私の経験上では「手動設定」が早い気がします。〔画像クリックで拡大〕5.「サービスの選択」の画面が表示されます。「インターネット電子メール（I）」を選択して、「次へ」をクリックします。〔画像クリックで拡大〕6.「インターネット電子メール設定」の画面が表示されます。いよいよメインの設定に入ります。弊社のようなインターネットサービス会社から渡される「電子メールアドレス」や「受信メールサーバー」、「送信メールサーバー」、「アカウント名」、「パスワード」情報を入力します。「名前」は受信トレイの「送信者」または「差出人」の一覧等で相手に表示される部分です。相手に分かりやすいように日本語で「社名+氏名」とするのが一般的にはいいでしょう。すべて入力したら「詳細設定」をクリックします。ここを忘れないでください。〔画像クリックで拡大〕7. ポップアップ画面が開きます。「送信サーバー」のタブから「送信サーバー（SMTP）は認証が必要」にチェックを付けて、「OK」をクリックします。〔画像クリックで拡大〕8．続いて「詳細設定」のタブから「送信サーバー（SMTP）」のポート番号を25から「587」に変更します。ここがポイントです。また通常のサーバーの場合、「使用する暗号化接続の種類」は「なし」でいいですが、SSL（https://）を導入しているサーバーの場合は「あり」としてください。（Outlook2003の場合は、送信サーバーのところで「このサーバーは暗号化された接続（SSL)が必要」にチェックを付けます）もうひとつ、「サーバーにメッセージのコピーを置く」のチェックを外して、「OK」をクリックします。※他の端末（例えば他の社員のパソコンや自宅のパソコン）で同じメールを受信したい場合は、「サーバーにメッセージのコピーを置く」にチェックを入れますが、そうでなければメールサーバーに負担がかかり送受信が不安定になるためチェックを外します。〔画像クリックで拡大〕9．ポップアップ画面が閉じて、「インターネット電子メール設定」の画面に戻ります。「「次へ」ボタンをクリックしたらアカウント設定をテストする（S)」にチェックが入っていることを確認し、「次へ」をクリックします。 〔画像クリックで拡大〕10．テストが始まります。入力した情報に間違いがなければテスト完了となります。「閉じる」をクリックします。11.「セットアップの完了」の画面が表示されるので「完了」をクリックします。以上で設定完了です。今回は一般的なメールソフトとしてMicrosoft の Outlookでメールアカウントの追加方法を説明しましたが、サンダーバードやBecky! Internet Mail(ベッキー)など他のメールソフトの設定についてもサポートしておりますのでお困りのことがございましたら大田までお気軽にご連絡ください。また、届いたメールを複数の社員（別々のパソコン）で共有したり、送信済みのメールを共有したいというご相談をお客様から定期的に頂きます。社員様の数が多い時はグループウェアやグーグルアップスを勧めたりと、お客様の現状に合わせて最適の方法をご提案していますのでお気軽にご相談ください。ちなみに、弊社ではメールソフトにBecky! Internet Mail を使用しています。スパムメール対策はじめ機能が豊富で動作も安定しているのでお勧めです。機会があればご紹介したいと思います。 （関連記事）・Win10に標準で入っているメールアプリのアカウントの追加方法・Microsoft Outlook 2016へのメールアカウントの追加方法